ИИ-автоматизация для
Компания по планированию мероприятий
Автоматизируйте предложения, координацию действий поставщиков и обновления клиентов — и ваша команда сможет управлять вдвое большим количеством мероприятий без переутомления.
45 мин.
создать полное предложение мероприятия вместо 5–10 часов вручную
70%
сокращение количества входящих звонков клиентов после автоматического обновления этапов
14
одновременные мероприятия, управляемые командой из 4 человек против 8 до автоматизации
10–20 недель
Типичный срок окупаемости стека автоматизации планирования мероприятий
Коротко: Компания по планированию мероприятий может автоматизировать 0 ключевых процесса . Инвестиции: 225 тыс. ₽–1.8 млн ₽.
Ваши планировщики тратят 3 дня на подготовку каждого предложения и 5 часов на прослушивание электронных писем поставщиков.
До автоматизации
- ✕
15–25 часов на создание предложений вручную на основе таблиц цен и списков поставщиков.
- ✕
5–10 часов на каждое мероприятие, посвященное рассылке по электронной почте поставщикам, последующим действиям и проверкам доступности.
- ✕
3–5 звонков клиентов в неделю с вопросом «где мы?» вопросы о статусе
- ✕
Перерасход бюджета обнаруживается только при проверке счетов-фактур в конце месяца.
После автоматизации
- ✓
ИИ генерирует 80% каждого предложения за 45 минут из формы приема клиентов.
- ✓
Автоматизированные последовательности взаимодействия с поставщиками отправляют запросы о доступности и последующие действия без ручного вмешательства.
- ✓
Еженедельные электронные письма с обновлениями для клиентов отправляются автоматически в ключевые моменты — сокращение количества входящих звонков на 70 %.
- ✓
Оповещения о бюджете в режиме реального времени активируются в момент обработки счета-фактуры поставщика.
Для кого это решение
- ◆
Бутик-организаторы свадеб, проводящие 20–80 свадеб в год.
- ◆
Агентства корпоративных мероприятий, проводящие 5–20 одновременных мероприятий
- ◆
Организаторы конференций и выставок со сложной экосистемой поставщиков
- ◆
Производители виртуальных и гибридных мероприятий, которым требуется автоматизированное общение с участниками
Часто задаваемые вопросы
Могут ли предложения, созданные с помощью ИИ, действительно заменить персонализацию предложения о мероприятии, созданного вручную? ▼
ИИ обрабатывает структурные и ценовые компоненты — варианты площадок, уровни пакетов, выбор поставщиков и разбивку бюджета — за считанные минуты. Затем планировщик проверяет и добавляет индивидуальные особенности (1 час против 8 часов). Агентства сообщают, что качество предложений более единообразно для всех сотрудников, процент выигрышей сохраняется или улучшается, а клиенты ценят более быструю обработку заявок (предложения в тот же день по сравнению с трехдневным ожиданием).
Как работает автоматизация координации поставщиков, если поставщики не разбираются в технологиях? ▼
Автоматизация отправляет стандартные электронные письма на любой адрес электронной почты — продавцам не нужно использовать какой-либо специальный портал. Ответы отслеживаются посредством анализа электронной почты и автоматической регистрации в CRM. Если поставщик не отвечает в течение 48 часов, система автоматически отправляет уведомление. Планировщик видит действующую информационную панель, на которой поставщики подтвердили, ожидают или нуждаются в личном звонке.
В чем самый большой риск автоматизации общения с клиентами на мероприятиях? ▼
Риск заключается в отправке обновления, которое кажется общим, в эмоционально чувствительный момент, особенно на свадьбах. Решение заключается в настройке ИИ для ссылки на детали, специфичные для клиента (название места проведения, дата, пользовательские элементы) в каждом автоматическом сообщении, а также пометке важных этапов (например, изменение схемы рассадки после семейного конфликта) для обработки человеком. Агентства по организации мероприятий сообщают об отсутствии жалоб клиентов на автоматические обновления при правильной персонализации сообщений.
Готовы автоматизировать Компания по планированию мероприятий?
Получите персональный план автоматизации для вашего бизнеса — бесплатно в Telegram.
Написать в Telegram →